Günümüzde toplantılar, iş yaşamının vazgeçilmez bir parçası haline gelmiştir. ister bir bayii toplantısı, ister basın için düzenlenecek bir toplantı, bir ürün lansmanı ya da bilimsel bir konferans olsun her toplantının amacı mümkün olan en yüksek verimi elde etmektir. Bu amaca, ancak tüm ayrıntılar düşünülerek, titizlikle planlanmış bir toplantının sonucunda ulaşılabilir. BTT'nin bu sayısından itibaren toplantı düzenlerken göz önünde bulundurulması gereken kiriterleri ve bir organizasyonun başarısında anahtar olabilecek konuları inceleyeceğiz. iki sayı sürmesini planladığımız bu yazı dizisinin toplantılarınız öncesinde size ışık tutacağını ve bir rehber niteliği taşıyacağını umuyoruz...

Aniden kararlaştırılan ve acele ile hazırlanan toplantılar genellikle paniğe neden olurlar ve istenilen sonucun elde edilmesini zorlaştırırlar. Bu nedenle herhangi bir konferans kararı alınmadan önce beş ana soruya cevap aranması gerekmektedir. Konferansın planlanması, sitili, türü, süresi, içeriği ve değeri bu sorulara verilecek cevaplara bağlıdır. Bu sorular aşağıdaki gibi özetlenebilir;


• Neden bir konferans düzenliyoruz?
• Ne elde etmek istiyoruz?
• Kimler katılmalı?
• Ne zaman düzenlenmeli?
• Nerede düzenlenmeli?

NEDEN?
Neden bir konferans ya da toplantı düzenlemek istiyoruz? Bir konferans düzenlemeden önce ilk önce cevaplandırılması gereken bu soru genellikle ya hiç sorulmaz ya da dikkate alınmaz. Çoğunlukla önce toplantının yapılmasına karar verilir, daha sonra da konferans ya da toplantı süresinin en iyi şekilde nasıl değerlendirileceğine... Toplantı düzenlemek pahalı ve zaman alan bir iştir. iki yüz kişinin katılacağı ve iki gün sürecek olan bir konferans için ortalama üç yüz saatlik yönetici mesaisi gerekmektedir. Buna sekreterlik, idari masraflar ve iki yüz kişiyi ağırlamanın masrafı da eklenirse ve - bu kişileri işlerinden uzaklaştırmanın yaratacağı kayıp da göz önünde bulun durulursa - toplantının maliyeti daha net olarak ortaya çıkar. Küçük bir toplantının maliyeti ve organizasyonu için gerekli zaman bu kadarken, üç bin kişinin katılacağı uluslararası bir toplantının çok daha fazla zamana ve emeğe mal olacağı da değerlendirilmelidir. Bu maliyet karşısında gerçekten bir toplantıya ihtiyaç olup olmadığını sormak ve bu soruyu cevaplandırmak yapılması gereken ilk işlemdir. Bazen bir toplantı düzenlemek dışında, daha ucuz ve daha az zaman tüketen metotlara başvurulabilir. Mektuplar, video filmleri, yerel yöneticilerle görüşmeler ve üst düzey yöneticilerin ziyaretleri bazı durumlarda yeterli olabilir. Günümüzde şirket kasetleri çok kullanılan bir metottur. iyi hazırlanmış ve şirket yönetiminin isteklerini açıkça belirten bir kaset, hem bir konferansın yaratacağı etkiyi yaratabilir hem de çok daha ucuza mal olur. Fakat bir kaset yapmayı konferansa tercih etmeden önce, konferanstan elde edilebilecek artı faktörler de değerlendirilmelidir. Toplantı ve konferanslar bazı sosyal ihtiyaçları karşılarlar. Kişiler genellikle kendilerini bir bütünün parçası olarak hissetmek isterler ve bir araya toplandıklarında bir grup kimliği yaratılmış olur. Örneğin bir şirketin pazarlama elemanları genellikle çok geniş bir alana yayılmışlardır. Yıllık bir satış toplantısı ya da yeni bir ürünün tanıtımı için yapılan bir toplantı, çalışanların şirkete güvenlerinin ve bağlılıklarının tazelenmesini ve güçlenmesini sağlar. Örneğin, orta yaşlı ve deneyimli bir satış görevlisinin bir şirket toplantısından sonra, kaldığı lüks otelden, geçirdiği gecelerden ve çalıştığı şirket hakkında öğrendiği yeni bilgilerden övgüyle söz ettiği ve işine daha bağlı hale geldiği, daha verimli çalıştığı gözlemlenmiştir. Bu örnekler çoğaltılabilir ve bu derecede bir motivasyon etkisi yaratacak başka bir yöntem mevcut değildir. Bu durumda, toplantılar grup ruhu yaratılmasını sağlayabilirler. Ayrıca medya desteği ve reklam da sağlayabilirler. iyi organize edilmiş ve medyada yayınlanan bir konferans sayesinde, hem şirketin hem de ürünün reklamı yapılmış olacaktır. Bunun yanı sıra medya yayınları sayesinde halkın gelişmelere tepkisi izlenebilecek ve gelecekteki kararların alınışında, bu görüşlerden yararlanılabilecektir. Araştırmalar göstermiştir ki halkla ilişkilerin gelişimi ve halkın tepkisini bilmek, ileride hazırlanacak programların başarısı açısından büyük önem taşımaktadır. Bunların haricinde toplantılar sadece bilgi aktarmaktan daha kapsamlıdırlar. ?irket çalışanları, toplantıların dışında kalan zamanlarda bilgi alışverişinde bulunmakta ve birbirlerinin tecrübelerini öğrenmektedirler. Resmi olmayan buluşmalarda, çalışanlar meslektaşlarından bir çok yeni bilgiler öğrenip kendilerini geliştirecekler ve bu da tamamı ile şirket yararına olacaktır. Bu açıdan bakılınca bir toplantı düzenleme kararı sadece maddi kriterler üzerine dayanmamalıdır. Bir çok şirket, bütün masraflarına ve harcanan zamana karşılık bu tür toplantıların getirisinin, idari kayıplardan çok daha fazla olduğunu farketmiştir. Zaten çoğunlukla idari zarar artan performans ve satışlarla kısa sürede karşılanmaktadır. Fakat kesin karar vermeden önce cevaplandırılması gereken bir soru daha vardır. Değişen şartların değerlendirilmesi açısından bu soruyu da dik kate almak gerekmektedir.

NE?
Bu soru amaçların belirlenmesi ve bu amaçlara nasıl ulaşılacağına karar verilmesi ile ilgilidir.

Amaçlar:
Programın hedef veya amaçları genellikle bir önceki soruda ortaya çıkarılamaz. Amaçları açıkça belirlemek toplantının gerekliliğini anlamak açısından çok önemlidir. Amaçlar kısa maddeler halinde ve belirgin olmalıdır. Belirsiz ve uzun maddelerin gerçekleştirilmesinin amaçlandığı toplantılar, belirli bir program olmadığı, konuşmalar gereksiz uzayacağı ve konu dağılacağı için verimsiz olacaktır. Belirgin bir takvimi ve programı olmayan toplantılar da düzensiz ve yararsız olacaktır. Programın ya da toplantının amacı tek bir cümleyle özetlenebilir olmalıdır. Tamamlayıcı amaçlar bu ana amacın altında yer alabilirler fakat bunlar da açık ve direkt olmalıdırlar.

Amaçlar nasıl gerçekleştirilir?
Amaçların ne olduğuna karar verdikten sonra, bu amaçların nasıl gerçekleştirileceğine karar verilmelidir. Programın süresi, içeriği ve stili, bu değerlendirmeden sonra belirlenmelidir. Eğer programın süresine bu değerlendirme yapılmadan karar verilirse iki problemle karşılaşılabilir: Zaman yetersizliği ya da zaman fazlalığı... Zaman yetersizliği durumunda konuşulması, tartışılması ve iletilmesi gereken bütün konular değerlendirilemez. Zaman fazlalığı durumunda ise programı gereksiz bilgiler ve aktivitelerle doldurma ihtiyacı ortaya çıkacaktır. Amaçların belirlenmesi sayesinde katılımcılara hangi bilgilerin aktarılacağına ve katılımının derecesine karar verilebilir. Bu sayede bir program hazırlanması daha kolay olacaktır. Resmi ve gayri-resmi seansların zamanlarının ve sürelerinin belirlenmesinde bilgi alışverişinin miktarı esas alınmalıdır. Video programları, gösterilmek istenen dokümanlar, demonstrasyonlar, grup toplantılarının içeriği ve sürelerine bu aşamada karar verilmelidir. Bu noktada detaylarla ilgilenmek gereksiz gibi görünse de aslında çok önemlidir. Programın süresine, gereken kullanım alanlarına
( sergi salonu, seminer salonu), konuşmacılara, dokümanlara ve diğer audio-visual malzemelere bu aşamada karar verileceği için bu bilgiler masrafların belirlenmesi açısından da çok önem taşımaktadır. Programın maliyetinin hesaplanması ve planlaması bu bilgiler olmadan imkansızdır. Amaçlar ve programın belirlenmesi sayesinde toplantının düzenleneceği yer hakkında da karar vermek kolaylaşacaktır. Böylece, program için gereken alanlara, toplantının kalitesine ve stiline karar vermek de daha kolay ve gerçekçi olacaktır. Bu noktada yer seçiminde önemli rol oynayacak bir başka faktör daha ortaya çıkmaktadır.

KİM?
Toplantıya kimler katılmalıdır? Programın amaçlarını belirlemek, bu sorunun cevabını vermek için gereken en önemli faktördür. Cevap genellikle amaçların içinde saklıdır. Örneğin yeni bir ürünün pazara sunulması sırasında, tüm satış gücünün toplanmasına karar vermek kolay bir karardır. Fakat daha değişik amaçlarla düzenlenen toplantılara kimin katılacağını belirlemek daha zor olabilir. Bütün yerel yöneticiler katılmalı mı? Kaç kişi toplantıya katılacak? Toplantıdan ne kadar yer satabiliriz? Bu soruları cevaplamak için dikkatli değerlendirmeler yapmak gerekir. Pazarlanan ve kar amaçlı konferanslar hariç, katılımcı sayısını belirlemek genellikle kolaydır. Fakat pazarlanan toplantılar için bir tahmin yapmak gerekir. Bu tahmin, yaş profili, katılımcıların deneyimleri ve geçmişleri baz alınarak yapılacağı için toplantı yeri seçimini ve standart accomodation'ı belirleyecektir.

NE ZAMAN?
Toplantının yapılacağı zamana karar vermek her zaman kolay olmaz. Gelenekselleşmiş ve her yıl belirli bir zamanda yapılan toplantılarda bile alternatif zamanlar gözden geçirilmelidir. Toplantının tarihine karar verirken dikkat edilmesi gereken başlıca konular zamanı planlama, anahtar tarihler, gelenekler ve bir günlük aktivitelerdir.

Zamanın Planlanması:
Bu genellikle gözardı edilen fakat önemli olan bir faktördür. Planlama ve organizasyon zamanı toplantının büyüklüğüyle doğru orantılıdır. Bazı uluslararası konferanslar için yapılan ön çalışmalar iki-üç yıl sürebilir. Hatta ufak toplantılar için bile 6-9 aylık bir süreye gerek duyulabilir. Bunun çeşitli nedenleri vardır. Öncelikle her düzenleme planlanandan uzun vakit alır. Eğer planlama aşaması aceleye getirilirse hatalar yapılır, kalite düşer ve maliyet artar. Toplantının yapılacağı alanları kısa zamanda ayarlamak sorun olabilir. Uygun alanlar önceden rezerve edilmiş olabilir. Hazırlık zamanını etkileyen diğer faktörler de, konuşmacıların bulunması, kopyalama işlemleri, audio-visual programının hazırlanması ve sosyal faaliyetlerin pazarlanmasıdır. Planlama için gereken zamana karar verirken bu işlemlerin alacağı zaman hakkında gerçekçi bir varsayım yapılmalı, tatiller göz önüne alınmalı ve bir güvenlik payı bırakılmalıdır. Sıkışık bir durum söz konusuysa ve planlamada zaman darlığı varsa, programları azaltmak ve bir kaç aktiviteyi iptal etmek, acele etmekten daha iyidir. Bir organizasyonun başarısında planlanan zamanın yeterliliği anahtar rol oynayacaktır.

Anahtar Tarihler:
Organizasyonun zamanlamasına karar verilirken bazı değiştirilemeyecek tarihler anahtar rol oynar. Toplantı tarihleri, yeni bir ürünün üretim takvimi veya toplantıyı belirli bir tarihe kadar düzenlemeyi gerektiren yasal bir mecburiyet nedeniyle önceden belirlenebilir. Bu durumda organizasyon komitesinin elindeki tek esneklik planlamaya başlama tarihidir. Bu da mümkün olduğu kadar erken olmalıdır. Tarihlere karar verirken başka bir anahtar konu da, toplantı tarihlerinin toplantıya katılması arzu edilen konuklara uygunluğudur. Bir pazarlama toplantısının veya şirket içi bir toplantının zamanı belirlenirken, tarihlerin katılımcılara uygun olması gereklidir. Planlamada zaman sıkışıklığı olursa herkese uyacak bir zaman bulmak zorlaşacaktır. Yılın belirli zamanlarında ( yaz tatili, yılbaşı) herkese uyan zaman bulmak daha da zorlaşır. Katılımcıları sık sık bilgilendirmek, onların konferans tarihinden haberdar olduklarından emin olmak gereklidir. Ayrıca resmi veya idari tatillerden de haberdar olmak gerekir. Bunların dikkate alınmaması organizasyonda problemlere neden olacağı gibi, istenen verimin alınmasını da önleyecektir. Son olarak tarihlerin konuşmacılara uygunluğu ve kullanılacak malzemelerin bu süre zarfında sağlanıp sağlanamayacağı dikkate alınmalıdır. Gerekli düzenlemelerin yapılması sırasında malzeme konusu dikkatle incelenmeli ve bu malzemelerin konferansta bulunması sağlanmalıdır.

Gelenekler:
Çoğu şirket ve dernek toplantıları, geleneksel olarak yılın belli zamanlarında yapılır. Fakat bazen bu tarihleri, toplantıyı daha etkin ve yararlı hale getirmek, maliyetleri azaltmak ve zamanı daha iyi kullanmak için gözden geçirmek gerekebilir.

Bir Günlük Aktiviteler:
Bir gün sürecek toplantıların zamanlarının belirlenmesi dikkatli bir değerlendirme ister. Çarşamba günü, iki hafta sonunu da verimsizleştireceği için, tercih edilmemelidir. Pazartesi çok erken bir başlangıç olacağı için problem yaratabilir. Aynı şekilde Cuma günü de çok geç olabilir. Bu nedenlerle bir günlük toplantılar genellikle Salı veya Perşembe günleri yapılır. Yine de üst düzey yöneticilere yönelik bir toplantının Pazartesi veya Cuma olması çok büyük bir sorun yaratmayacaktır. Ayrıca bu günler için yer bulmak daha kolay olacaktır.

NEREDE?
Yer seçimi organizasyon komitesinin karşılaşacağı en önemli ve en zor konudur. Bu konu ileride daha detaylı olarak incelenecektir.

DETAYLI PLAN
Yukarıda açıklanan prosedürü takip ettikten ve her soruya tatmin edici cevaplar verdikten sonra detaylı planlama aşamasına geçilebilir. Bu aşamada öncelikli işlerden biri bütçe belirlemektir. Zaman sınırlamaları ve başvurular için son tarihler belirlenmeli ve pazarlama planı yapılmalıdır. Bunların belirlenmesi yöneticilerin görevi olsa da uzman kişilerin görüşleri de gerekebilir. Programı organize eden kişi ve kurumlar, program için ayrılan bütün kaynakları kullanma yetkisine, planlama için yeterli zamana, düzenlemeyi yapabilecek deneyime, bilgiye ve gerekli disipline sahip olmalıdırlar.

TOPLANTI YERİ SEÇİMİ
Yer seçimi toplantı planlayıcısının çözmesi gereken en önemli sorundur. Toplantıların çoğunun uygun olmayan yerlerde yapıldığını söylemek yanlış olmaz. En genel hata, toplantı salonu seçimi sırasında yapılır, fakat yemeklerin, servisin derecesi ve mekanın yeri de problem yaratan önemli konulardır. Yer seçiminin -standartlarının, yerinin, stilinin ve görünüşünün- katılımcılar üzerinde önemli bir etkisi vardır. Eğer katılımcılar, toplantı alanının özensiz seçildiğini ve mekanın kötü bir yer olduğunu düşünürlerse toplantıya verecekleri önem azalacaktır. Kötü seçilmiş bir toplantı alanı toplantının etkisini ve başarısını olumsuz etkileyecektir. Eğer katılımcılar yemekler, servis ve otelden kaynaklanan diğer konularda rahatsız olurlarsa bu konular toplantı konularından daha öncelikli bir sıraya yerleşecektir. Bu nedenle organizasyonu yürüten komite yer seçimi konusunda titiz davranmalı ve seçilen yerin gelecek olan kesime uygun olması sağlanmalıdır. Seçilecek otelin bu konuda deneyimli olması bir tercih nedeni olabilir. Otelin hazırlıkları organizasyon açısından önemlidir ve bu konu şansa bırakılamaz. Yer seçimi, organizasyon planlanırken, zaman alan önemli bir adımdır. Oteller hakkında güvenilir ve gerçek bilgi almak genellikle zordur ve gerçekten iyi olan oteller önceden rezerve edilmiş olabilirler. Programlamaya erken başlamak bu konuda da yardımcı olacaktır ve konferans yeri alternatifleri artacaktır.

BELİRLEMELER
Telefon rehberini açmadan veya en yakın oteli aramadan önce yer seçimi hakkında bazı belirlemeler yapılması gerekir ve toplantı alanı seçimi bu belirlemelere göre yapılmalıdır.

Coğrafi Değerlendirmeler:
Bu aşamada gidilmek istenen yer hakkında genel bir karar verilmelidir. Örneğin bir çok motivasyon konferansı değişik tatil yörelerinde düzenlenmektedir. Ayrıca coğrafi uygunluk da -alanın ulaşılabilirliği, iletişim hatları ve katılımcılar için uygunluğu- göz önünde bulundurulmalıdır. Bu şekilde değerlendirilmesi gereken yerler hakkında genel bir fikre sahip olabilirsiniz. Bir fikre sahip olmak elinizdeki işin zorluğunu ve aklınızdaki seçenekleri azaltacaktır. Fakat bu konuda kesin kurallar koymak zordur. Bahsedilen alan çok büyük bir şehir olabileceği gibi bazen bir ülke de olabilir. Bazı kuruluşlar yıllar öncesinden toplantılarını belirli bir ülkede yapmaya karar verebilirler. Bu konuda başlıca konferans şehirleri arasında da bir rekabet olacağı için organizasyon komitesinin seçim üzerinde etkisi olmayabilir fakat yine de şehir veya ülke seçiminden sonra en uygun alanı bulmak organizasyonun işidir. Bu aşamada organizasyonu düzenleyenler, daha önce de belirtildiği gibi ulaşım şartları, toplantı alanının uygunluğu vs. gibi konularda dikkatli olmalıdırlar.

Denizaşırı Toplantılar:
Denizaşırı toplantılarda yukarda saydığımız tüm faktörler göz önüne alınmalıdır. Ayrıca uçak tarifeleri, maliyet ve toplantının yapılacağı alanın şartları da incelenmelidir. Örneğin yazın ortasında Mısır'da bir toplantı çok verimli olmayacaktır. Bunun yerine, daha uygun zamanlar seçilmelidir. Yabancı bir ülkede toplantı fikri direkt olarak dışlanmamalıdır, bazı durumlarda bu toplantılar daha ucuza mal olabilirler.

Çevre:
Toplantının içeriği ve amaçları çevre seçimi konusunda yardımcı olacaktır. ?ehir dışındaki toplantılarda katılımcılar rahat ve daha samimi olacaklardır. Normalde çalıştıkları resmiyetin dışına çıkmak, şirket çalışanlarının birbirlerini tanımaları açısından büyük bir şanstır. Ayrıca uluslararası bir konferans istanbul, Paris, Roma veya turistik özellikleri olan başka bir şehirde de yapılabilir. Bu sayede katılımcılar, turistik gezi yapmaya ve zihinlerini onları bekleyen işlerden uzaklaştırmaya fırsat bulacaklardır. Tabi ki bu, toplantıya odaklanmalarını da sağlayacak bir unsur olacaktır. Bütün bu değerlendirmeler seçim yaparken yardımcı olacak faktörlerdir ve yer seçimi konusunda yardımcı olacaktır. Seçim aşaması karmaşık ve zor olabilir ama organizasyonun başarısı açısından çok önemlidir. Bu nedenle her zaman profesyonel yardım almak yararlı olacaktır.

Toplantı Alanının Büyüklüğü:
Toplantı alanının büyüklüğüne karar vermek, detaylı bir planlamada yapılması gereken ilk iştir. Bu sadece katılımcı sayısıyla ve yeteri kadar büyük oda ve toplantı salonu bulmakla ilgili bir soru değildir. Yine de kaç kişinin katılacağını bilmek bu kararı vermek için önemli bir faktördür. Katılımcı sayısı ve programın planlanması, organizasyonu düzenleyenlerin diğer kararları almasını da kolaylaştıracaktır.

1.) Büyük Salon veya Toplantı Odası:
Toplantın salonlarının düzenleriyle ilgili bir çok alternatif bulunmaktadır. Programa en fazla uyacak düzeni kurmak organizasyonun başarısını arttıracak bir unsurdur. Sınıf düzeni, 'U' düzeni, tiyatro ve geniş oda, toplantı salonlarında en çok kullanılan düzenlemelerdir . Seçilecek oturma ve toplantı düzeni katılımcı sayısına göre belirlenmelidir. Toplantıda bulunan herkesin rahatı ve ihtiyaçları düşünülmelidir. Örneğin konuşmacı ve katılımcıların not almalarını gerektiren bir toplantı içeriği varsa, sınıf düzeni en doğru olacaktır. Kullanılacak teknik araçların tanımlanması da (video, teyp vs.) toplantı salonu seçimini etkileyecek faktörlerdir. Daha az resmi olan ve tartışma şeklinde geçecek olan toplantılarda 'U' düzeni daha verimli olacaktır. Katılımcı sayısı fazlaysa aktivitenin tiyatro düzeninde yapılması daha iyi olacaktır. Görüldüğü gibi katılımcı sayısı, toplantının içeriği ve katılımcıların ihtiyaçları, yer seçimini kökten etkileyecek konulardır. Unutulmaması gerekir ki yer seçimi toplantının başarısı için en önemli adımlardan biridir.

2.) Audio-Visual Destek:
Konferans alanlarının uygunluğu ve büyüklüğünden sonra yer seçimindeki en önemli konulardan birisi de audio-visual malzemelerin bulunup bulunmadığıdır. Slide makinesi, tepegöz ve diğer malzemelerin bulunmasından çok seçilen salonun bunların kullanımına uygun olup olmadığı değerlendirilmelidir. Çok az sayıda salon bu malzemelerin tam anlamıyla verimli kullanılmasını sağlayacak alt yapıya sahiptir. Audio-visual malzemelerinin kullanımı toplantı açısından önemli olacağı için, bu konunun da dikkate alınması ve toplantı salonunun uygunluğunun incelenmesi gerekir.

3.) Resepsiyonlar, Sergiler ve Galeriler:
Bir çok konferans ve toplantıda resimler, dialar, programlar ve chartlar sergilenmektedir. Hatta bazı toplantılarda daha geniş galeri sergileri kullanılmaktadır. Bunlar, yemek ve kahve alanlarıyla birlikte, programın belirleyeceği ihtiyaçlardır. Toplantı alanının yüzde yirmisi konuşmalar ve resmi toplantı için kullanılmaktadır, geriye kalan alan resepsiyon, çay-kahve molaları ve gösterimlerde kullanılır. Toplantı dışında kullanılacak alanların iyi ayarlanmamış olması, toplantıya katılan herkes açısından problem yaratacaktır. Katılımcıların çantalarını ve eşyalarını bırakacakları yerlerin bulunması, yemek servis alanının iyi seçilmiş olması ve buna benzer düzenlemeler, toplantının başarısında büyük rol oynayacaktır. Bu nedenle toplantı salonunun seçimi kadar bu alanların seçimine de önem verilmelidir.

4.) Küçük Toplantı Odaları:
Genel toplantıdan bağımsız küçük grup toplantıları birçok konferansın ortak özelliğidir. Katılımcılar gruplara ayrılıp, belirli konular üzerinde çalışmaya devam edebilirler. Bu yüzden küçük toplantı salonlarına ihtiyaç olabilir. Bu salonların gerekip gerekmediği önceden bilinmeli, grupların kaç kişiden oluşacağı belirlenmeli ve düzenlemeler buna göre yapılmalıdır. Ayrıca gerekli olabilecek malzemeler de belirlenmeli ve hazırlıklar bu çerçevede yürütülmelidir.

5.) Odalar ve Yemekler:
Ara yemekler ve içecekler konferans için önemli düzenlemelerdir. Bu konuda verilecek kararlar kullanılması gereken alanı ve gerekli servis derecesini belirleyecektir. Bir iki gün sürecek olan ve katılımcıların misafir edileceği konferanslarda yatak ve oda sayısı belirlenmeli, gerekebilecek diğer alanların listesi çıkarılmalı (havuz, spor salonu, vs.) ve kararlar bu doğrultuda alınmalıdır. Aşağıdaki soruların cevaplarını bilerek otel seçmek daha kolay ve doğru olacaktır. o Katılımcılar odalarını paylaşacaklar mı?
o Bay/ Bayan katılımcı oranı nedir? Katılımcıların eşleri de davetli mi?
o istenilen yemek çeşidi nedir? ( Sıcak, soğuk, açık büfe vs.)
o Kahve ve çay servisi ne zaman ve nerede yapılacak?
o Bar gerekli mi?

6.) Güvenlik ve Gizlilik:
Katılımcıların özel durumları ve istekleri doğrultusunda güvenlik ve gizlilik önemli faktörler olabilir. Bu yüzden gereken gizlilik ve güvenlik derecesi önceden belirlenmeli ve bu yönde çalışmalar yapılmalıdır.

Gereken Destekleme Üniteleri
Gereken alanın büyüklüğüne ve toplantının stiline belirli oranda karar verdikten sonra gerekecek destekleme üniteleri üzerinde düşünülmelidir. Bu gereksinmeler zamana ve aktiviteye göre değişiklik gösterseler de genel olarak göz önüne alınması gereken faktörler şunlardır.

Ofis:
Organizasyon kurulunun ya da başının ofise ihtiyaç duymayacağı çok az konferans vardır. Genellikle yöneticinin gürültüden uzaklaşabileceği, problemlerle ilgilenebileceği ve katılımcılarla konuşabileceği bir alan gerekli olacaktır. Ofisin dışarıya direkt telefon bağlantısı bulunması, faks ve benzeri cihazlara sahip olması gereklidir. Ayrıca bu alanın, resepsiyon ve toplantı salonundan uzakta olması da yararlı olacaktır.

Ofis Servisleri:
Organizasyonu yapan kişiler kadar katılımcı ve konuşmacıların da ofise ihtiyaçları olabilir. Bir konuşmacı konuşmasını son anda değiştirmek ya da üstünde çalışmak isteyebilir, veya bir katılımcı fotokopi/faks çekmek isteyebilir. Bazı durumlarda bu imkanlar toplantının yapıldığı yerden istenebilir fakat bazı durumlarda da dışardan temin edilmeleri gerekebilir. Her iki durumda da bunların yerleştirileceği yerler, kullanma şartları ve makinelerin kendileri kontrol edilmelidir.

Sahne ve Değiştirme Hizmetleri:
Ürün tanıtım konferanslarında sahne showlarına ihtiyaç duyulabilir. Bu showların içerikleri belirlenmeli ve istenilen sahneler sağlanmalıdır. Ayrıca sahne üzerinde değişiklik yapılıp yapılmayacağı belirlenmeli gerekli önlemler alınmalıdır.

Prova Odası:
Konferansta birden fazla konuşmacı varsa, slideların ayarlanacağı, kontrol edileceği ve değiştirileceği bir prova odasına sahip olmak akıllıca olacaktır. Bu, konuşmacıların rahatlamasını ve son düzenlemelerin yapılmasını sağlayacaktır.

Basın Odası:
Medyanın katılması bekleniyorsa televizyon, radyo, telefon ve faks gibi cihazların bulunduğu bir basın odası hazırlamak gerekli olacaktır. Bunlara ek olarak konferans salonunda belirli düzenlemeler yapmak gerekebilir. Eğer televizyon katılımı bekleniyorsa programcılarla önceden görüşmek ve ihtiyaçlarını belirlemek yararlı olabilir. Telefon Hizmetleri: Bütün otellerin yeterli telefon hatları veya aktif santralleri olmayabilir. Konferanslar için mevcut telefon hatlarını kullanan televizyon vericileri ve bilgisayarların da kullanılması gereklidir. Bu nedenle seçim yapılmadan önce ve sonra, telefon hizmetleri ile ilgili düzenlemeler yapılmalıdır. Bazı durumlarda cep ve araba telefonları daha ekonomik olacaktır. Dışarıyla iletişim önemli bir konu olduğu için telefon hizmetlerinin yeterli derecede verileceğinden emin olmak şarttır.

Simultane Tercüme:
Bazı uluslararası konferanslarda simultane tercüme donanımı kurmak gerekir. Bu durumda salon düzenlenirken tercüme odalarının bulunacağı yerler ve kabloların izleyeceği yollar göz önünde bulundurulmalı ve düzenlemeler buna göre yapılmalıdır.

Park Yeri:
Büyük şehirlerde park yeri bulmak genellikle bir sorundur. Otellerin kendi otoparkları olsa bile bunları konferans katılımcılarına kullandırmayı istemeyebilirler. Bazı oteller park ücreti de talep edebilir. Bu durumda yapılacak en iyi şey park işletmesiyle bir anlaşmaya varmak ve park ücretini konferans ücretine dahil etmektir. Yer belirleme konusunda yukarıdakilere ek olarak göz önünde bulundurulması gereken birçok konu olabilir fakat bunları konferansın şekli ve amaçları belirleyecektir. Bazı basit belirlemelerden sonra bir masa başı araştırması yapmak daha yararlı olacaktır.

MASA BAŞI ARAŞTIRMA
istekler bilindikten sonra konferans için uygun bir yer aramaya başlayabiliriz. Araştırmamızın başarılı olması için şansa, sabra ve zamana ihtiyacımız olacaktır. Bu aşamada planlayıcı aşağı yukarı ne istediğini bilecektir fakat istediği özelliklerde bir yer bulma sorunuyla karşı karşıyadır. Bu nedenle bir ön araştırma yapılmalıdır. Araştırma için ilk adım bilgi toplamaktır. Oteller konferans salonlarıyla ilgili bilgilere broşürlerinde yer verirler fakat bu konuda, profesyonel yardım almak daha kesin ve verimli olacaktır. Bu tür bir masa başı araştırmasını daha önce yapmış ve sizin isteklerinize uygun yeri belirleyecek acentelerle bağlantı kurmak daha akıllıca olacaktır. Bazı belirli konferans yeri alternatifleri ve sundukları aşağıdaki gibidir.

Oteller:
Oteller ilk olarak ele alınmalıdır. Çünkü nitelik olarak olmasa da nicelik olarak en kaliteli hizmeti sunabilecek alanlar otellerdir. Otellerle ilgili ana problem, bazı otellerin konferans katılımcılarını da misafir edilecek ve yemek sunulacak kişiler olarak algılamaları ve normal müşterilerinden farklı görmemeleridir. Bu nedenle toplantı için kullanılacak otel seçilirken çok dikkatli davranılmalıdır. Burada karar organizasyon komitesinindir çünkü konferansın ihtiyaçlarını bu komite belirleyecektir.

Üniversiteler:
Ülkemizde çok yaygın olmasada, toplantı salonu açısından en uygun alanlardan biri de üniversitelerdir. Bir çok üniversite audio-visual donanımlı anfileriyle ve oturma kapasiteleriyle konferanslar için ideal imkanlar sunarlar. Ayrıca üniversite ortamı da konferansların başarılı geçmesi için bir etken olabilir. Fakat üniversitelerde düzenlenecek konferanslarda problemler olabilir. ilk olarak üniversiteler oteller kadar iyi döşenmemiştir ve verilen hizmet zenginliği daha az olacaktır. Üniversite yatakhaneleri katılımcıları tam anlamıyla rahat ettirecek kalitede ve yemekler istenen düzeyde olmayabilir. Yine de akademik atmosferde bir konferans düzenlemek için bazı lükslerden vazgeçilebilir. Üniversitelerin diğer bir dezavantajı da zaman problemidir. Üniversitelerde toplantı düzenlenebilmesi için tatil dönemleri seçilmelidir. Burada iki sorun ortaya çıkabilir. Birincisi, katılması beklenenlerin tatile çıkması; ikincisi ise, işlerin zaten bu dönemde yavaşlamış olmasıdır. Yine de bu tür endişeleri olmayan kuruluşlar fiyat olarak cazipliği ve akademik ortamı nedeniyle üniversiteleri seçebilirler.

Konferans Merkezleri:
Dünyada ve ülkemizde konferans merkezleri yükselen değerlerdendir. Konferans merkezleri büyük ve önemli toplantılar için en uygun mekanlardır. Bir konferans merkezinde, toplantı sırasında ihtiyaç duyulabilecek her türlü hizmet mevcuttur. Fakat konferans merkezlerinde yatacak yer sağlama imkanı genellikle bulunmaz, misafirler otellerden alınmalı ve salona getirilmelidir. Burada önemli olan nokta kullanılacak otellerin salona yakınlıkları ve ulaşım kolaylığıdır. Uluslararası toplantılar için kurulmuş olan büyük konferans salonlarının yanı sıra bir günlük aktiviteler için kurulmuş olan ve günlük kiralanabilecek konferans salonları da bulunmaktadır. Bir çok şirket kendi bünyelerinde bulunan tiyatro türü salonları günlük toplantılar için kiralayabilir. Fakat günlük salonların konferansa uygunluğu titizlikle kontrol edilmelidir.

Uzmanlaşmış ve Alışılmadık Mekanlar:
Daha öncede belirtildiği gibi toplantılar genellikle 15-20 kişilik üst düzey yöneticilerin katılımıyla yapılmaktadır. Bu toplantıların, özellikle karar alınması gerekenlerin, otellerde yapılmaları pek uygun olmayabilir. Bu noktada konusunda uzmanlaşmış ve etrafta çok kişinin olmadığı mekanlar bulmak mümkündür. Bu tür yerler genellikle rahat bir çalışma ortamı sağlar ve hizmet anlayışları da çok gelişmiştir. ?ehirden uzaklaşıp dinlenmek ve rahat bir ortamda çalışmak için ideal oldukları söylenebilir. Uzmanlaşmış mekanlar aranırken sorun yer konusunda çıkabilir. Bunun nedeni bu tip otellerin kapasitesi genellikle düşüktür ve önceden yer ayırtmak gerekir.Alışılmadık mekanlar da buna dahil edilebilir. Bir botta, sinemalarda, bazen gece kulüplerinde ya da Avrupa'da bir kalede konferans düzenlemek hem alışılmadık, hem de katılımcılar açısından değişik olacaktır. Uzmanlaşmış veya alışılmadık bir mekanda toplantı düzenlemek katılımcıların iş stresinden uzaklaşıp daha verimli olamalarının sağlayacaktır.

Bilgi Kaynakları:
Konferans alanları hakkında bilgi edinmenin zorluklarından daha önce bahsetmiştik. Ama her zaman profesyonel yardım işe yarayacaktır. Çoğu durumda profesyonel şirketler gerekli mekanları bulacak ve bu hizmet için organizasyonu yapan guruptan ekstra ücret talep etmeyeceklerdir. Profesyonellerin yanısıra katolog ve broşürlerden de bilgi alınabilir.

Karar Verilmiş Mekanlarla ilişkiye Geçmek:
İstekleri ve ihtiyaçları belirledikten sonra organizasyonu düzenleyen grubun yapması gereken elinde bulunan seçeneklerle ilişkiye geçmektir. Bu, mekanları ziyaret etmeden önce yapılması gereken bir işlemdir. Karar verilen mekanlara telefon açmak, salonların serbest olduğu tarihleri öğrenmek, ön bilgi edinmek ve randevu almak gerekli bir işlemdir. Çünkü kesin karar vermeden önce konferans salonlarını incelemek ve fikir edinmek önemlidir. Listedeki mekanlara telefon açarak elimizdeki seçenekleri elememiz mümkün olabilir. Ayrıca toplantı mekanlarının programlarını öğrenerek daha kesin kararlar verebiliriz. Programları öğrendikten sonra zaman konusundaki esnekliğiniz devreye girecektir. Otellerin çoğu sezon dışı tarihlerde daha ucuz fiyatlar vermektedirler ve bu da maliyet açısından önemli bir kar olabilir. Eğer toplantı tarihi konusunda esnekseniz, toplantı tarihini en uygun yerde yapılması ve daha ucuza mal olması için erteleyebilirsiniz